ProcessO Suite

ProcessO

Die ProcessO Suite bietet eine leistungsfähige und flexible Softwarelösung für die Gemeinschaftsverpflegung und die Systemgastronomie. Der Einsatz aktueller und leistungsstarker Technologien sowie regelmäßige Software-Updates garantieren die Zukunftssicherheit Ihrer Investition.
ProcessO erfüllt die rechtlichen Anforderungen der GoBD und der Kassensicherungsverordnung und bietet Unterstützung bei der Einhaltung der DSGVO. ProcessO ist darüber hinaus vorbereitet für den Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
Durch die integrierte Programmierschnittstelle erreicht ProcessO höchste Flexibilität bei der Umsetzung Ihrer individuellen Anpassungswünsche. So ist es beispielsweise möglich, Ihre speziellen Wünsche und Anforderungen bei Subventionen und Rabatten zu realisieren.

ProcessO ist die zentrale Lösung zur Verwaltung und Kontrolle Ihrer Kassen, Verkaufsautomaten und Stammdaten. Besonderes Augenmerk liegt hier in der einfachen und intuitiven Bedienung, die Sie dabei unterstützt, Ihr Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Die Favoritenleiste und der leistungsfähige Aufgabenplaner stellen Ihnen Ihre täglichen Aufgaben mit einem Klick zur Verfügung.

ProcessO

ProcessO ermöglicht Ihnen ein effektives Controlling mit einem umfangreichen Berichtswesen und Analysetools. Durch die Kontrolle von Kartensalden mit Plausibilitätsprüfung erhalten Sie einen wirksamen Manipulationsschutz. Alle Berichte können in verschiedenen Formaten exportiert werden.
Die Anbindung an nahezu alle gängigen Backoffice-Lösungen (Warenwirtschaft, Lohnbuchhaltung, FiBu, ERP) wird durch individuell anpassbare Schnittstellen gewährleistet.

ProcessO

Das Kassenmodul ProPay besticht durch ein modernes, übersichtliches Design mit maximalem Bedienungskomfort. Alle wichtigen Funktionen der Kasse sind mit maximal 2 Klicks erreichbar. Das gewährt einen schnellen und reibungslosen Kassiervorgang. Durch die intuitive Oberfläche können Ihre Mitarbeiter das System bereits nach kurzer Zeit selbständig und sicher benutzen.

ProPay unterstützt verschiedene kontaktlose Chipkartenleser, Mobiles Bezahlen mit Bluecode®, EC- und Kreditkarten-Terminals, Apple Pay und Google Pay, girogo Leser uvm. Barzahlung und Kostenstellenbuchungen werden ebenso unterstützt. Zur Abrechnung stehen zusätzlich SEPA-Lastschrift sowie Lohn-/Gehaltsabrechnung zur Verfügung.

ProPay integriert eine Vielzahl von Peripheriegeräten wie Drucker, Kundenanzeigen, Bargeldschubladen, Barcodescanner usw. Das PTB Baueinheiten-Zertifikat erlaubt den Anschluss eichfähiger Waagen.

Abgerundet wird die ProcessO Suite mit den Webmodulen ProWeb-Kartenmanager und Speiseplan. Mit dem ProWeb-Kartenmanager erhalten Ihre Kunden die Möglichkeit ihre letzten Kartenumsätze anzuschauen, das aktuelle Guthaben der Karte zu prüfen und gegebenenfalls die Karte online aufzuladen. Beim nächsten Kassendurchgang wird diese Ladung automatisch auf die Karte übertragen.

Auf einen Blick

Einfache und intuitive Bedienung
Modernes, übersichtliches Design
Maximaler Bedienungskomfort
Übersichtliches Stammdatenmanagement

Investitionssicher und kompatibel
Erfüllt die rechtlichen Anforderungen der GoBD
Zertifizierte Datenträgerüberlassung (GoBD-Export)
Regelmäßige Software-Updates
Kompatibel mit allen gängigen Backoffice-Lösungen

Vielfältige Bezahlmöglichkeiten
Kontaktlose Chipkartenleser
Online Kartenladung und Saldenkontrolle mit ProWeb
Mobile Payment: Bluecode®
Apple Pay und Google Pay
EC- und Kreditkarten-Terminals, girogo Leser
Barzahlung und Kostenstellenbuchungen
SEPA-Lastschrift, Lohn-/Gehaltsabrechnung

Effektives Controlling
Umfangreiches Berichtswesen und Analysetools
Kontrolle von Kartensalden mit Plausibilitätsprüfung
Kunden- und Kartenmanagement
Individuelle Subventionen und Zuschussverwaltung
Vielfältige Exporte im Excel-Format

Peripherie
Drucker
Kundenanzeige
Eichfähige Waage mit PTB Baueinheiten-Zertifikat
Bargeldschublade
Barcodescanner


ProWeb - Die Schnittstelle für den Onlinezugriff auf ProcessO

ProWeb

ProWeb ermöglicht den Zugriff auf die Daten Ihrer ProcessO-Installation.
Dabei ist es vollkommen unerheblich, ob sich die Datenbank in der Cloud oder in Ihrem lokalen Netzwerk befindet.
ProWeb ist modular aufgebaut, so dass die Module ohne großen Aufwand in Ihren Internet- oder Intranet-Auftritt eingebaut werden können.
Derzeit stehen die Module Kartenmanager und Speiseplan zur Verfügung.

Kartenmanager

Der Kartenmanager ermöglicht Ihren Kunden Kartenbuchungen anzuschauen und zu kontrollieren, sowie den aktuellen Saldo der Karte zu ermitteln.
So hat Ihr Kunde stets im Blick, ob das Guthaben der Karte für den nächsten Restaurantbesuch ausreicht oder vorher noch der Aufwerter aufgesucht werden muss.
Zusätzlich erhält Ihr Kunde die Möglichkeit, seine Karte mit verschiedenen Payment-Verfahren (giropay, paydirekt, PayPal) aufzuladen. Der Ladebetrag steht dann bei der nächsten Zahlung zur Verfügung. Lange Schlangen an Aufwertern und Kassen sind Vergangenheit!

Speiseplan

Mit dem Speiseplan bieten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bereits vor dem nächsten Restaurantbesuch zu sehen, welche leckeren Speisen zur Auswahl stehen.
Natürlich kann der Speiseplan auch als PDF-Datei oder XPS-Datei heruntergeladen werden.


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ProcessO - Innovativ. Zukunftssicher. Aktuell.

ProcessO mit Bluecode® Zahlung

ProcessO Aktuell
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ProcessO und die DSGVO

ProcessO unterstützt Sie bei der Einhaltung der DSGVO. Die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden können mit einfachen und bequemen Funktionen anonymisiert werden. Sie entscheiden, welche Daten erfasst werden. ProcessO benötigt personenbezogene Daten ausschließlich zur Abrechnung von Kontobuchungen.

GoBD - Die „neuen“ Anforderungen an elektronische Kassensysteme ab dem 01.01.2017

Unter Berücksichtigung der GoBD und der Vorgaben des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 lassen sich die folgenden Hauptanforderungen an die Aufzeichnungen von elektronischen Kassensystemen zusammenfassen:

  • Grundsatz der Einzelaufzeichnung: Alle relevanten Daten des Kassensystems, insbesondere elektronisch erzeugte Rechnungen und Belege, müssen unveränderbar abgespeichert und vollständig aufbewahrt werden.
  • Ebenso aufzuzeichnen sind Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammänderungsdaten.
  • Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich aufgezeichnet werden.
  • Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt werden, das heißt, eine Bon- oder Rechnungserteilung ohne Erfassung der vereinnahmten Beträge ist unzulässig.
  • Daten müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren verlustfrei gespeichert werden können. Bedienungsanleitungen sowie Handbücher und Wartungsprotokolle sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren.
  • Alle relevanten Daten müssen für den Zugriff des Finanzamts jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

ProcessO und die GoBD

ProcessO Aktuell

ProcessO erfüllt die Anforderungen der GoBD und bietet bereits jetzt drüber hinausgehende Vorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten und somit auch Ihrer Investitionen.
In ihren Informationen zum Thema „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“ spezifiziert die Oberfinanzdirektion Karlsruhe erstmals die Anforderungen der Finanzämter an „vorgelagerte Systeme“ wie PC-Kassensysteme spezifiziert:

1. Einzelaufzeichnungspflicht

Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (vgl. § 147 Absatz 3 Satz 1 AO bzw. § 257 Absatz 4 HGB) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

ProcessO genügt dieser Forderung. Alle Transaktionen der Kasse werden einzeln mit fortlaufender Belegnummer gespeichert. Zu jedem Beleg werden die steuerlichen Merkmale, sowie Menge und Art der verkauften Artikel gespeichert. Damit ist auch die Forderung der zeitnahen Erfassung und die Nachvollziehbarkeit der Buchungen erfüllt.
Zusätzlich werden - auch mit Blick auf zukünftige Anforderungen - alle Belege mit einer Signatur versehen. Damit werden die steuerlich relevanten Daten gegen Manipulation geschützt. (ProcessO ab Version 2.1.1) Somit können Sie den Nachweis erbringen, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher und unveränderbar gespeichert wurden.
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren obliegt dem Steuerpflichtigen. ProcessO unterstützt Sie dabei mit den Hilfsmitteln Datenbanksicherung und verlustfreiem Umsatzdatenexport. Wie und wo diese Datensicherung durchgeführt wird sollten Sie unbedingt in Ihrer „Verfahrensdokumentation“ festhalten und mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

2. Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen

Entfällt für PC-Kassensysteme.

3. Einsatz von offenen Ladenkassen

Entfällt für PC-Kassensysteme.

4. Datenzugriffsrecht

Der Finanzverwaltung steht nach § 147 Abs. 6 AO bezüglich der digitalen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten im Rahmen einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff zu.

ProcessO bietet die Möglichkeit jederzeit Kassen- und Umsatzdaten im Einzelnen oder in Form von Berichten auszuwerten. Zudem verfügt ProcessO über eine geprüfte Schnittstelle zur GoBD-Datenträgerüberlassung in dem von den Finanzämtern favorisierten Format.

5. Folgen von Mängeln

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge.

ProcessO bietet keine Möglichkeiten zum Löschen oder Manipulieren von Belegen.

ProcessO und die neue Gesetzgebung ab 2020

ProcessO ist bereits heute bestens gerüstet für die kommenden Anforderungen an Kassensysteme. Diese sind im Wesentlichen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung bestehend aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle sowie die Möglichkeit zur Kassen-Nachschau.
Die bereits vorhandene Signatur der Belege muss dann lediglich an die technische Sicherheitseinrichtung angepasst werden. Die digitale Schnittstelle in Form der GoBD-Datenträgerüberlassung ist ebenso bereits heute vorhanden. Die Möglichkeit der Kassen-Nachschau wird umgehend nach Bekanntwerden der Anforderungen (Berichte, Datenexport, etc) umgesetzt.

Weiterführende Links:

Das Bundesministerium der Finanzen stellt unter anderem diese Informationen bereit:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung ... (GoBD)
Steu­er­li­che Buch­füh­rungs- und Auf­zeich­nungs­pflich­ten
Auf­be­wah­rung di­gi­ta­ler Un­ter­la­gen bei Bar­ge­schäf­ten
Ge­setz zum Schutz vor Ma­ni­pu­la­tio­nen an di­gi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen
Kassensicherungsverordnung – KassenSichV
Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe spezifiziert erstmals die Anforderungen der Finanzämter an „vorgelagerte Systeme“ wie PC-Kassensysteme:
Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung
Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. stellt für Unternehmen eine kostenfreie Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage mit Anwendungshinweisen zur Verfügung:
Musterverfahrensdokumentation

Die hier zur Verfügung gestellten Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellen keine rechtlich verbindliche Aussage dar. Sie ersetzen keine rechtliche Beratung. Der Stand ist Januar 2017.


payART - Fortschritt aus Tradition

payART

Mit über 25 Jahren Erfahrung und Praxis in der erfolgreichen Konzeption und Entwicklung von anspruchsvollen Softwareprodukten für bargeldlose Abrechnungs- und Kassensysteme, verfügt payART über das Know-how und die Kompetenz seinen Kunden maßgeschneiderte Lösungen für die Betriebsgastronomie und die Gemeinschaftsverpflegung anbieten zu können.

Bereits Anfang der 90er Jahre haben wir ein Chipkartensystem für die bargeldlose Zahlung in einer Diskothek entwickelt. Unser Know-how haben wir seither konsequent weiterentwickelt.

„Einfachheit ist Voraussetzung für Zuverlässigkeit.“

Edsger Wybe Dijkstra

Unter diesem Motto entwickeln wir unsere Produkte. Einfach in der Bedienung, Zuverlässig in der Ausführung und dennoch in höchstem Maße flexibel und individuell auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten. Denn durch den Einsatz aktueller und hochwertigster Technologien der Softwareentwicklung können wir eine Anpassung unserer Systeme an die individuellen Anforderungen unserer Kunden realisieren.

Die umfassende Kundenzufriedenheit steht für uns an erster Stelle. Unsere Kunden erleben uns als einen jederzeit empfehlenswerten Dienstleister und vertrauenswürdigen Partner. Ein Hauptaugenmerk liegt dabei auf einem flexiblen und exzellenten Service mit engem Kundenkontakt bei kurzen Reaktionszeiten.

Diese Kunden vertrauen uns bereits: